Huishoudelijk regelement

Huishoudelijk Reglement van de ENIGE ECHTE EENDEN CLUB, als vastgesteld in de Algemene Leden Vergaderingen van 10-6-1989, 17-10-1992, 16-12-1996, 9-3-2002 en 8-3-2003 1

De vereniging

1.1            Verenigings- en boekjaar lopen van 1 januari tot 1 januari.

1.2       De vereniging is ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Tiel.

1.3            Volgens ALV-besluit is de vereniging aangesloten bij de FEHAC.

2          De leden en het lidmaatschap

2.1       Een ieder die voldoet aan de voorwaarden als gesteld in artikel 5 van de statuten is na betaling van de lidmaatschapsgelden en de gelden ten behoeve van de eventuele magazijnbon lid van de Enige Echte Eenden Club.

2.2       De in het buitenland wonende leden zijn vrijgesteld van de verplichting een magazijnbon per verenigingsjaar aan te schaffen.

2.3       Indien na de tweede verzending van  het verenigingsblad in het nieuwe vereni­gingsjaar, na een schriftelij­ke aanmaning welke met de eerste verzending van  het verenigingsblad is verzonden, niet aan de betalingsverplichtingen is voldaan, wordt het lidmaat­schap beëindigd.

2.4       Als datum van ingang van het lidmaatschap geldt de datum van ontvangst van de lidmaatschapsgelden. Als bewijs van lidmaatschap ontvangt ieder lid jaarlijks zijn/haar lidmaatschapskaart, met een voor hem/haar vastgesteld lidmaatschapsnummer.

2.5       Nieuwe leden betalen bij entree een door de ALV vastgesteld bedrag aan entreegelden.

2.6       De hoogte van de contributie voor de leden en belangstellende leden wordt door de ALV vastgesteld, na een voordracht door het bestuur.

2.7            Ereleden worden volgens art. 8 van het statuten geïnstalleerd. Voordracht aan de ALV door het bestuur vindt plaats nadat betrokken persoon zich tien jaar als bestuurs- of commissielid verdienste­lijk heeft gemaakt voor de vereniging, of andere bijzondere diensten heeft vervuld.

2.8       Het voltallig bestuur kan een lid schorsen na unaniem besluit, in geval van wangedrag of handeling in strijd met de statuten of het huishoudelijk reglement van de vereniging. Het geschorste lid kan een bezwaarschrift tegen dit besluit indienen bij het bestuur en de commissie van goede diensten (art. 9 van het huishoudelijk reglement).

Op de eerstvolgende ALV kan een schorsing, na behandeling in de vergadering, opgeheven worden of omgezet in een royement. Op de ALV kan in het tegendeel het bestuur onzorgvuldig handelen worden verweten. Een geschorst lid verliest zijn/haar rechten als lid, niet zijn/haar plichten jegens de vereni­ging betreffende het lopende boekjaar.

2.9            Restitutie van de lidmaatschapsgelden vindt in geen geval plaats. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden.

3            Bestuur

3.1       Het volledig bestuur bestaat uit:

– De voorzitter;

– De penningmeester;

– De secretaris;

– De woordvoerder van de magazijncommissie;

– De woordvoerder van de evenementencommissie;

– De woordvoerder van de redactiecommissie.

3.2       Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar, verder als twee derde deel van het aantal bestuursleden dit nodig acht.

3.3            Besluiten binnen het bestuur worden in principe in consensus genomen. Besluiten kunnen alleen genomen worden als tenminste 4 bestuursleden ter vergadering aanwezig zijn. Schriftelijke stemming vindt plaats indien één der bestuursleden hierom verzoekt.

3.4       Ieder bestuurslid heeft een stem. Bij het staken der stemmen is de stem van de voorzitter bepalend daar deze stem dan dubbel geteld wordt. Blijkt bijv. door een onthouding dat de stemmen opnieuw staken, dan vindt na heroverweging herstemming plaats. Indien het zaken betreft en de stemmen staken opnieuw dan is het voorstel verworpen. Indien het personen betreft wordt er steeds schriftelijk gestemd en vinden er herstemmingen plaats tot één van die personen een meerderheid van stemmen heeft gekregen.

3.5       In spoedeisende gevallen kan de voorzitter, samen met tenminste 1 medebestuurslid een maatregel treffen. In de daarop te houden bestuursvergadering kan de genomen maatregel bekrachtigd of eventueel ongedaan gemaakt worden.

3.6       In geval van vacatures binnen het bestuur dient de ALV in een benoeming te voorzien. In een lopend jaar dient het bestuur hier ten spoedigste een ad-interim oplossing/benoeming in te treffen, wat op een volgende ALV omgezet zou kunnen worden in een definitieve oplossing.

3.7       Nieuwe bestuursleden worden voorgedragen aan de ALV met steun van ten minste 2/3 deel van het bestuur. Zij worden conform art. 14 van de statuten benoemd. Tegenkandidaten kunnen in de ALV voorgedragen worden met steun van ten tenminste drie leden van de vereniging. Leden en belangstellende leden kunnen toetreden tot en uittreden uit de commi­ssies als genoemd onder artikel 3.1 onder goedkeuring van het bestuur. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de ALV. Commissie kiezen uit hun midden een woordvoer­der, hij/zij is dan tevens bestuurslid.

3.8       Alleen statutaire leden kunnen bestuurslid zijn. Belangstellende leden kunnen wel commissie­lid zijn, maar geen bestuurslid als zelfstandige bestuursfunctionaris, of als vertegenwoordiger van een commissie. Van deze regeling kan de Ledenvergadering op gemotiveerd voorstel van het bestuur ontheffing verlenen.

3.9       De voorzitter:

* leidt de leden- en bestuursvergaderingen.

* heeft als ieder lid stemrecht. In geval van het staken der stemmen telt de stem van de voorzitter dubbel, om zo de uitslag bepalend te doen zijn.

* is de eerste vertegenwoordiger van de vereniging voor leden, belangstellende leden, aspirantleden en betrokken instanties, verenigingen of personen.

* draagt verantwoordelijkheid voor en bewaakt de continuïteit van het totale vereni­gingsgebeuren.

3.10     De secretaris:

* verzorgt de uitnodigingen, de agenda’s en de notulen van de bestuurs- en ledenver­gaderingen, evenals de verzending daarvan.

* onderhoudt de contacten namens de vereniging met leden, belangstellende leden, aspirantleden, betrokken instanties, verenigingen of personen.

* voert correspondentie namens de vereniging.

* verzorgt lediging van de postbus.

* beheert in gedeelde verantwoording met de penningmeester de ledenadministratie, de lidmaatschapskaarten, de administratie van de magazijnbonnen en de verzending daarvan.

3.11     De penningmeester

* beheert in gedeelde verantwoording met de secretaris de ledenadministratie, verzorgt overzichten van betaalde contributies en de samenstelling van de ledenbestanden.

* stelt per verenigingsjaar een financieel overzicht samen, met een kosten-baten overzicht.

* maakt voor de ALV namens het bestuur voor het komende verenigingsjaar een begroting op basis van de financiële positie van de vereniging en de afzonderlijke begrotingen van de commissies. Deze begroting is besproken in het bestuur, en zo mogelijk sluitend gemaakt voor de presentatie aan de ALV. Op de ALV kan de begroting gewijzigd of bekrachtigd worden. Dit resulteert dan in de toekenning van een budget aan iedere commissie. De gelden volgens het budget vallen niet meer onder de verantwoordelijk­heid van de penningmeester, maar onder verantwoordelijkheid van de afzonderlijke commissies.

* geeft t.a.v. de financiële administratie en beheer advies, begeleiding en voorlichting aan de commissies.

* voert namens de commissies betalingen uit.

Inzake de handelingsbevoegdheid van de penningmeester; na goedkeuring door het bestuur is de penningmeester gemachtigd betalingen tot € 1500,- zelfstandig te verrichten. Bedragen welke € 1500,- overschrijden vereisen een schriftelijke medegoedkeuring van tenminste twee andere bestuursleden.

3.12     De magazijncommissie.

-De commissie bestaat bij voorkeur uit drie leden. Uit hun midden kiezen de commissieleden een woordvoerder, die tevens bestuurslid zal zijn.

-De taken van de commissie zijn:

* Het correct beheren en exploiteren van het verenigingsmagazijn.

* het inkopen van de onderdelen t.b.v. de in art. 2 van de statuten omschreven 2 CV’s.

* het voorzover mogelijk is in continue voorraad houden van essentiële, veel gevraagde onderdelen van alle voorkomende typen.

* Het onderzoeken van mogelijkheden tot het aanmaken van onderdelen.

* Het administreren en geïnventariseerd houden van de voorraad.

* Het aankopen en uitlenen van speciaal gereedschap.

-De verkoop van de onderdelen van een bepaald type 2CV vindt allen plaats aan leden die daadwerkelijk eigenaar zijn van een dergelijk 2CV. In geval van twijfel kan door de magazijnmedewerkers om legitimatie gevraagd worden.

-Voor zover mogelijk gaat de magazijncommissie magazijnvorming bij de leden tegen.

-De woordvoerder van de commissie stelt jaarlijks, met hulp van de penningmeester een volledig exploitatieoverzicht samen en draagt dit over aan de ALV.

-Op basis van een te maken activiteiten- en beleidsplan stelt de commissie een begroting voor een volgend verenigingsjaar op. Deze begroting wordt in het bestuur besproken en samengevoegd met de andere begrotingen en gepresenteerd aan de ALV. Op de ALV vindt toekenning van het budget plaats. De commissie beschikt vrij over de gelden binnen het toegekende budget.

-De magazijncommissie kan zelfstandig over een aankoop beslissen als het aankoopbedrag de besteden middelen niet te boven gaat. Deze bevoegdheid is beperkt tot  Euro 2000,-. Boven dit bedrag moet de transactie door tenminste 2 andere bestuursleden ondertekend zijn. Gaat een aankoop de te besteden middelen en het budget te boven dan wordt de beslissing door het bestuur genomen. Doet de gelegenheid zich voor dan moet de ALV t.a.v. een grote magazijnaankoop mee kunnen beslissen.

-Voor de aankoop van de partijen onderdelen boven de  Euro 2000,- geldt als richtlijn voor de maximale te betalen aankoopprijs: 60% van de verkoopwaarde van de binnen twee jaar te verkopen onderdelen van die partij.

-De commissie is t.a.v. beheer en verantwoording van de middelen rechtstreeks verantwoor­ding aan de ALV verschuldigd.

-Regelmatige informatie (één keer per twee verenigingsbladen) aan de leden dient plaats te vinden m.b.t. nieuwe aankopen, aanbiedingen, voorinschrijving op onderdelen etc.

3.13        De evenementencommissie.

A. De interne evenementencommissie.

-De commissie bestaat bij voorkeur uit drie leden. Uit hun midden kiezen de commissieleden een woordvoeder, die bestuurslid zal zijn.

-De taken van de interne evenementencommissie zijn:

* het organiseren van tenminste vijf evenementen per jaar voor leden en belangstel­lende leden, tijdige aankondiging via het verenigingsblad.

* het onderhouden van de contacten met de evenementencommissies van de andere verenigingen, het door coördinatie voorkomen dat evenementen samenvallen.

* de commissie is verantwoordelijk voor een correcte gang van zaken tijdens een evenement.

-De woordvoerder stelt jaarlijks, een volledig exploitatieoverzicht op en draagt dit over aan de ALV.

-Op basis van een activiteiten- en beleidsplan stelt de commissie een begroting voor een volgend verenigingsjaar op. Deze begroting wordt in het bestuur besproken en samengevoegd met de andere begrotingen tot één totaalbegroting. De ALV kan deze begroting al dan niet goedkeuren, of wijzigen.

-De commissie beschikt vrij over de gelden binnen het toegekende budget.            -De commissie is t.a.v. beheer en verantwoording van de middelen rechtstreeks verantwoor­ding aan de ALV schuldig.

-De commissie is vrij besluiten te nemen t.a.v. eigen bijdragen van leden bij deelname aan een evenement.

B. De externe evenementencommissie.

-Deel van de evenementencommissie is de externe evenementencommissie, met als taken het verzorgen van de PR van de vereniging, het presenteren van de vereniging op externe evenementen.

-Aan deze commissie wordt een eigen budget toegekend op basis van een activiteiten- en beleidsplan door de ALV.

-T.a.v. beheer en verantwoording is deze commissie rechtstreeks verantwoording aan de ALV schuldig.

-Bestuurlijk is de externe evenementencommissie vertegenwoordigd via de woordvoerder van de evenementencommissie.

3.14        De redactiecommissie

A. Redactie en verzending.

-De commissie bestaat bij voorkeur uit drie leden. Uit hun midden kiezen uit hun midden een woordvoerder die tevens bestuurslid zal zijn.

-De taken van de commissie zijn het samenstellen, produceren en verzenden van het verenigingsblad en de andere verenigingsuitgaven.

-Het verenigingsblad draagt de naam ‘Deux Chevaux Nieuws’.

-Het verenigingsblad wordt verzonden aan alle betalende leden en belangstellende leden en een door het bestuur vastgesteld bestand van andere betrokkenen of belanghebbende personen en instanties.

-Personen die een positieve bijdrage aan het verenigingsgebeuren geleverd hebben kunnen het verenigingsblad één jaar gratis toegezonden krijgen.

-De woordvoerder stelt jaarlijks een exploitatieoverzicht samen en draagt dit over aan de ALV.

-Op basis van een activiteiten- en beleidsplan stelt de commissie een begroting op voor het volgende verenigingsjaar. Deze begroting wordt besproken in het bestuur en samengevoegd met de andere begrotingen tot één totaalbegroting. De ALV kan deze begroting goedkeuren of wijzigen. De commissie beschikt vrij over de gelden binnen het toegekende budget.

-De commissie is t.a.v. beheer en verantwoording van de middelen rechtstreeks verantwoording aan de ALV schuldig.

B. Het archief

-Volgens de genoemde procedure in art.3.7 wordt de ALV een archivaris benoemd met als taken het beheren van het verenigingsarchief en het ter uitleen ter beschikking stellen van uitgaven aan de leden en belangstellende leden, volgens een door de ALV goedgekeurd reglement.

-Aan het archief wordt binnen het redactiebudget een aparte post toegekend.

-T.a.v het beheer en de verantwoording van de middelen is de archivaris rechtstreeks verantwoording aan de ALV schuldig.

-Bestuurlijke vertegenwoordiging vindt plaats via de secretaris.

4.             Financieel beheer

4.1       -In het jaarlijks financieel overzicht van iedere commissie, vast te stellen door de commissieleden, en het jaarlijks financieel overzicht van de vereniging, vast te stellen door de penningmeester, dienen minimaal opgenomen te zijn:

*een overzicht van de staat van herkomst en besteding van middelen.

*gespecificeerde exploitatieoverzichten.

*eventuele afwijkingen in de gestelde begroting, met een goede argumentatie; aangegeven worden de consequenties voor het volgende verenigingsjaar.

*de begroting, met een goede argumentatie, voor het volgende verenigingsjaar.

4.2       -Het opstellen van een sluitende begroting is een taak van het bestuur. Komt het bestuur echter niet tot overeenstemming over het besteden van de beschikbare middelen, dan besluit de ALV over de richting van de te besteden middelen. Het bestuur doet een begrotingsvoorstel aan de ALV, ter goedkeuring, of ter beslissing van een aantal begrotingsmogelijkheden. De penningmeester geeft inzicht in het geheel van middelen en mogelijkheden.

4.3       -De ALV kent op basis van de begrotingen een budget aan de commissies toe, op basis van goede beargumentering door de commissies. Daarna vindt geen inhoudelijke inmenging meer plaats door de penningmeester.

4.4       -Voorwaarden voor het ontvangen van een budget en het correct kunnen beheren van het budgetzijn:

*het voeren van een correcte administratie, naar eisen door de penningmeester aangegeven.

*geen betalingen via privé-rekeningen; betalingen vinden alleen plaats via rekeningen op naam van de rechtspersoon van de vereniging. Blijkt dit niet mogelijk dan vinden de betalingen alleen plaats via aparte privé-rekeningen.

4.5       -In de loop van een verenigingsjaar kan van een budget afgeweken worden, alleen met consensus met de rest van het bestuur. Bestedingen die de helft van het toegekende budget aan een commissie overschrijden vereisen een toestemmingsbesluit van het bestuur in consensus genomen. Worden er bezwaren gemaakt binnen het bestuur, dan dient een dergelijk bestedingsbesluit tot devolgende ALV uitgesteld te worden.

4.6       -Alle vaste en (te ramen) variabele kosten worden in de begroting, en in het budget, opgenomen.

4.7       -Bij een niet geheel besteden van de middelen binnen het budget van een commissie en een goede argumentatie aan de ALV, kan het resterende geld overgezet worden naar het volgende verenigingsjaar, boven het toe te kennen budget, volgens besluit genomen door de ALV.

5.            Kascontrole

5.1       -De ALV benoemt jaarlijks uit haar midden een kascontrolecommisie, welke bij voorkeur uit drie leden moet bestaan. Bestuurs- of commissieleden mogen hierin geen zitting hebben.

5.2       -De taken van deze commissie zijn:

*het controleren van de boeken van de commissies en de penningmeester.

*rapportage van de bevindingen aan de ALV.

*de ALV adviseren m.b.t. het verlenen van decharge aan de commissies en depenningmeester.-De kascontrole vindt plaats op initiatief van de penningmeester. Hij organiseert een vergadering waarbij de leden van de kascontrolecommissie, de woordvoerders van de commissies met afgesloten administraties over het betreffende verenigingsjaar aanwezig zijn.

6.            Besluitvorming

6.1       -Over alle zaken in de ALV wordt schriftelijk gestemd middels ongetekende stembriefjes, tenzij devergadering een mondelinge stemming wenst. Getekende of gemerkte briefjes zijn ongeldig.

6.2       -De schriftelijke volmacht dient voorafgaand aan de ledenvergadering, in verband waarmee hij is afgegeven, aan de secretaris ter hand te zijn gesteld. Alleen leden kunnen als gemachtigde optreden. Het aantal te aanvaarden volmachten per lid is beperkt tot twee. De volmacht vermeldt de datum van de ledenvergadering en de namen en de lidnummers van zowel de volmachtgever als de gemachtigde en de handtekening van de volmachtgever. De secretaris verstrekt op verzoek een modelvolmacht.

6.3       -Het oordeel van de voorzitter dat ter vergadering een besluit is genomen is beslissend, hetzelfde geldt voor de benoeming van de inhoud van het genomen besluit. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken hiervan de juistheid betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats. Door deze stemming vervallen de rechtsgevolgen van de eerste stemming.

6.4       -Voor zover de statuten anders bepalen worden besluiten alleen met een volstrekte meerderheid van stemmen genomen. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht

6.5       -Indien bij een verkiezing van personen niemand de meerderheid heeft verkregen dan vindt een tweede stemming plaats. Heeft dan weer niemand een meerderheid verkregen dan vinden herstemmingen plaats tot één persoon een volstrekte meerderheid van stemmen heeft verkregen, of tussen twee personen is gestemd en de stemmen slaken. Bij herstemmingen wordt telkens gestemd op de personen op wie in de voorafgaande stemming ook is gestemd, uitgezonderd die persoon op wie in de voorafgaande stemming het minst aantal stemmen is uitgebracht. Is in die voorafgaande stemming het minste aantal stemmen op meer dan één persoon uitgebracht, dan wordt door loting bepaald op wie in de volgende stemming geen stemmen meer uitgebracht kunnen worden. In het geval dat de stemmen tussen twee personen blijven staken beslist het bestuur over een ad interim benoeming.

6.6       -Als de stemmen staken over voorstellen geen betrekking hebbende op personen dan is het voorstel verworpen en dient er een heroverweging plaats te vinden alvorens een nieuw voorstel wordt ingediend.

6.7       -Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in vergadering bijeen, heeft, mits met kennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit genomen in een ALV.

6.8       -Het bestuur heeft de mogelijkheid tot het houden van een referendum. Een besluit is genomen bij een meerderheid van schriftelijke stemmen van het aantal leden (de helft plus één), binnen 14 dagen aan het adres van de secretaris.

7.         De magazijnbon

7.1       -De ALV neemt ieder jaar een besluit over de continuering van de magazijnbon.

7.2       -De aanschaf van een magazijnbon is verplicht voor ieder in Nederland wonend lid.

7.3       -De bonnen worden apart in de administratie aangegeven en dienen ter voorfinanciering van alle magazijnaankopen.

7.4       -De magazijnbon is 5 jaar geldig. Vervaldatum wordt, evenals het lidnummer, op de bon aangegeven. De bonnen worden genummerd, geadministreerd en ondertekend door secretaris of penningmeester.-In het verenigingsblad wordt de vervaldatum van een serie bonnen tijdig aangekondigd.

8.         De boekenhoek

8.1       -Activiteiten in het kader van de boekenhoek vinden plaats onder één verantwoordelijke persoon. Hij/zij is verantwoording t.a.v. beheer schuldig aan de ALV en draagt de boekhouding jaarlijks over aan de penningmeester en de kascontrolecommissie.

9.         De commissie van goede diensten

9.1       -De ALV benoemt, en prolongeert jaarlijks, een commissie van goede diensten, die bij voorkeur uit drie leden bestaat. De commissie kan het bestuur en de ALV op tal van terreinen adviseren. De commissie wordt in geval van schorsing van een lid altijd betrokken voor onderzoek.

9.2       -Ieder lid kan een beroep op deze commissie doen in geval van een meningsverschil met het bestuur. Mocht één der commissieleden bij een of ander geschil betrokken zijn, dan wordt zijn/haar plaats door een bestuurslid ingenomen.

10.       Andere diensten

10.1     -Het bestuur dient tal van activiteiten te ontplooien in het kader van de doelstelling van de vereniging, m.b.t juridische-, technische of andere aspecten van deze doelstelling. Door publicatie in het verenigingsblad dienen de leden op de hoogte gehouden te worden.

11.            Aansprakelijkheid

11.1     -De vereniging verplicht zich een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor deelnemende leden en belangstellende leden aan clubactiviteiten.

11.2     -Betreden van niet voor leden toegankelijke ruimtes in het magazijn is voor eigen risico. Bepalingen als deze dienen op een duidelijk zichtbare plaats gepubliceerd te worden.

Reacties zijn gesloten, maar trackbacks en pingbacks zijn open.