Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement van de ENIGE ECHTE EENDEN CLUB, hierna te noemen “de Vereniging”, als vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering”, hierna te noemen: “de ALV” en gewijzigd in de ALV’en van 10-6-1989, 17-10-1992, 16-12-1996, 9-3-2002, 8-3-2003, 8-11-2011 en 26-01-2019.

1 De Vereniging

1.1 Verenigings- en boekjaar lopen van 1 januari tot 1 januari.
1.2 De Vereniging is ingeschreven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40156741.
1.3 Volgens ALV-besluit is de Vereniging aangesloten bij de FEHAC.
2 De leden en het lidmaatschap
2.1 Als datum van ingang van het lidmaatschap geldt de datum van ontvangst van de contributie. Als bewijs van lidmaatschap ontvangt ieder lid zijn/haar lidmaatschapskaart, met een voor hem/haar vastgesteld lidmaatschapsnummer.
2.2 Indien na de tweede verzending van het Verenigingsblad in het nieuwe Verenigingsjaar, na een schriftelij¬ke aanmaning welke met de eerste verzending van het Verenigingsblad is verzonden, niet aan de betalingsverplichtingen is voldaan, wordt het lidmaat¬schap beëindigd.
2.3 Restitutie van de contributie vindt in geen geval plaats. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden.

3 Bestuur

3.1 Het volledig bestuur bestaat uit:
– De voorzitter;
– De penningmeester;
– De secretaris;
– Het bestuurslid algemene zaken;
– De woordvoerder van de magazijncommissie;
– De woordvoerder van de evenementencommissie;
– De woordvoerder van de redactiecommissie.
3.2 Het bestuur vergadert tenminste vier maal per jaar. Daarenboven als tenminste twee derde deel van het aantal bestuursleden dit nodig acht.
3.3 Besluiten binnen het bestuur worden in principe in consensus genomen. Besluiten kunnen alleen genomen worden als tenminste vier bestuursleden ter vergadering aanwezig zijn. Schriftelijke stemming vindt plaats indien één der bestuursleden hierom verzoekt.
3.4 Ieder bestuurslid heeft een stem. Bij het staken der stemmen wordt opnieuw gestemd. Blijven de stemmen staken, dan is de stem van de voorzitter bepalend daar deze stem dan dubbel geteld wordt.
3.5 In spoedeisende gevallen kan de voorzitter, samen met tenminste één medebestuurslid een maatregel treffen. In de daarop te houden bestuursvergadering kan de genomen maatregel bekrachtigd of eventueel ongedaan gemaakt worden.
3.6 In geval van vacatures binnen het bestuur dient de ALV in een benoeming te voorzien. In een lopend jaar dient het bestuur hier ten spoedigste een ad-interim oplossing/benoeming in te treffen, wat op een volgende ALV omgezet zou kunnen worden in een definitieve oplossing.
3.7 Nieuwe bestuursleden worden voorgedragen aan de ALV met steun van ten minste twee derde deel van het bestuur. Zij worden conform artikel 5 van de statuten benoemd. Tegenkandidaten kunnen in de ALV voorgedragen worden met steun van ten tenminste drie leden van de Vereniging. Tegenkandidaten moeten tenminste een maand vóór de betreffende ALV schriftelijk met de handtekeningen van bedoelde drie leden aan het bestuur worden meegedeeld. Leden en donateurs kunnen toetreden tot en uittreden uit de commi¬ssies als genoemd in artikel 3.1 onder goedkeuring van het bestuur. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de ALV. Commissies kiezen uit hun midden een woordvoer¬der. Zij/hij wordt dan tevens kandidaatbestuurslid. Indien laatstbedoeld kandidaatbestuurslid in de eerstvolgende ALV niet tot bestuurslid gekozen wordt, vervalt haar/zijn kandidaatbestuurslidmaatschap.
3.8 Alleen leden kunnen bestuurslid zijn. Donateurs kunnen wel commissie¬lid zijn, maar geen commissiewoordvoerder en geen bestuurslid.
3.9 De voorzitter:
* leidt de leden- en bestuursvergaderingen.
* heeft als ieder lid stemrecht. In geval van het staken der stemmen binnen het bestuur telt de stem van de voorzitter dubbel.
* is de eerste vertegenwoordiger van de Vereniging voor leden, donateurs en betrokken instanties, verenigingen of personen.
* draagt verantwoordelijkheid voor en bewaakt de continuïteit van de Vereniging.
3.10 De secretaris:
* beheert samen met de penningmeester als door het bestuur gedelegeerde verantwoordelijken de ledenadministratie, de lidmaatschapskaarten, de administratie van de magazijnbonnen en de verzending daarvan.
* verzorgt de uitnodigingen, de agenda’s en de notulen van de bestuurs- en ALV’en, evenals de verzending daarvan.
* onderhoudt de contacten namens de Vereniging met leden, donateurs, betrokken instanties, Vereniging en of personen.
* voert correspondentie namens de Vereniging.
* is verantwoordelijk voor het archief.
* stuurt de ledenadministrateur aan.
3.11 De penningmeester:
* beheert samen met de secretaris als door het bestuur gedelegeerde verantwoordelijken de ledenadministratie en verzorgt overzichten van betaalde contributies.
* stelt per Verenigingsjaar een financieel overzicht samen, met een kosten-baten overzicht.
* maakt voor de ALV namens het bestuur voor het komende Verenigingsjaar een algemene begroting op basis van de financiële positie van de Vereniging en de afzonderlijke in artikel 3.12 bedoelde commissiebegrotingen. Voordat de penningmeester de algemene begroting aan de ALV presenteert dient de algemene begroting goedgekeurd te zijn door het bestuur. Op de ALV kan de algemene begroting door de ALV gewijzigd of bekrachtigd worden. Dit resulteert dan in de toekenning van een budget aan iedere commissie.
* geeft t.a.v. de financiële administratie en beheer advies, begeleiding en voorlichting aan de commissies.
* voert de betalingen uit.
* Het bestuur kan de penningmeester machtigen tot betalingen tot € 5.000,-. Bedoelde machtiging dient schriftelijk te worden vastgelegd. Bedragen, die € 5.000,- overschrijden vereisen schriftelijke goedkeuring van tenminste twee andere bestuursleden.
3.12 De commissies
De commissies bestaan bij voorkeur uit drie personen. De woordvoerders van de commissies stellen jaarlijks, met behulp van de penningmeester een afzonderlijke commissiebegroting samen op basis van een door hen te maken activiteiten- en beleidsplan. De commissies beschikken uitsluitend over de gelden toegewezen aan de betreffende commissies binnen de door de ALV vastgestelde begroting, zijnde hun afzonderlijke budgetten. De commissies zijn ten aanzien van het beheer van hun budget verantwoording schuldig aan het bestuur.
3.12.1 De magazijncommissie
– De taken van de magazijncommissie zijn:
* het correct beheren en exploiteren van het verenigingsmagazijn.
* het inkopen van de onderdelen t.b.v. de in artikel 2 van de statuten omschreven typen van de auto, hierna te noemen: “de Auto”.
* het voor zover mogelijk continu in voorraad houden van onderdelen voor de Auto.
* het opdracht geven tot het produceren van onderdelen voor de Auto.
* het administreren en financieel verantwoorden van de in- en verkopen.
* het aankopen en gratis aan de leden uitlenen van speciaal gereedschap tegen een jaarlijks door de magazijncommissie vast te stellen borg.
– Bij aankoop van onderdelen kan de koper verzocht worden haar/zijn lidmaatschapskaart en/of haar/zijn legitimatiebewijs te tonen.
– De verkoop van de onderdelen van een bepaald type van de Auto vindt alleen plaats aan leden die daadwerkelijk eigenaar zijn van dat type van de Auto. Bij aankoop van een dergelijk onderdeel kan de koper worden gevraagd aan te tonen dat zij/hij eigenaar is van een dergelijk type van de Auto.”
– Voor zover mogelijk gaat de magazijncommissie magazijnvorming bij de leden tegen.
– De magazijncommissie kan zelfstandig over een aankoop beslissen. Deze bevoegdheid is beperkt tot € 3000,-. Boven dit bedrag moet de transactie door tenminste twee bestuursleden schriftelijk worden goedgekeurd. Gaat een aankoop de te besteden middelen en het budget te boven dan wordt de beslissing door het bestuur genomen.
3.12.2 De evenementencommissie
– De taken van de evenementencommissie zijn:
* het organiseren van tenminste vijf evenementen per jaar voor leden en donateurs met een tijdige aankondiging via het verenigingsblad en de website.
* het onderhouden van de contacten met de evenementencommissies van andere verenigingen.
– De commissie is verantwoordelijk voor een correcte gang van zaken tijdens een evenement.
– evenementencommissie beschikt over het haar toegekende budget.
– De evenementencommissie is vrij besluiten te nemen t.a.v. eigen bijdragen van leden bij deelname aan een evenement.
3.12.3 De redactiecommissie
– De taken van de commissie zijn:
* het samenstellen, produceren en verzenden van het verenigingsblad en de andere verenigingsuitgaven.
– Het verenigingsblad draagt de naam ‘Deux Chevaux Nieuws’.
– Het verenigingsblad wordt verzonden aan alle betalende leden en donateurs en een door het bestuur vastgesteld bestand van andere betrokkenen of belanghebbende personen en instanties.
– Aan leden die buiten Nederland wonen wordt in principe een digitale versie van het verenigingsblad verstuurd.
3.13 De archivaris
– Volgens de genoemde procedure in artikel 3.7 wordt door de ALV een archivaris benoemd met als taken het beheren van het verenigingsarchief en het ter uitleen ter beschikking stellen van uitgaven aan de leden en donateurs volgens een door de ALV goedgekeurd reglement.
– De archivaris stelt jaarlijks met behulp van de penningmeester een afzonderlijke archiefbegroting samen op basis van een door de archivaris te maken activiteiten- en beleidsplan. De archivaris beschikt uitsluitend over het archiefbudget. De archivaris is ten aanzien van het beheer van haar/zijn budget verantwoording schuldig aan het bestuur.
3.14 De ledenadministrateur
– De ledenadministrateur wordt door het bestuur benoemd uit zijn midden, uit de leden van de Vereniging of ingehuurd bij een derde. Onder verantwoordelijkheid van het bestuur zijn de taken van de ledenadministrateur:
* beheert de ledenadministratie.
* geeft de lidmaatschapskaarten uit.
* verzorgt de toezending van de etiketten ten behoeve van het clubblad aan de drukker.
* verzorgt het verzenden van aanmaningen voor de betaling van contributie.
3.15 De PR-functionaris
– De PR-functionaris wordt door het bestuur benoemd uit zijn midden of uit de leden van de Vereniging. Onder verantwoordelijkheid van de voorzitter zijn de taken van de PR-functionaris:
* verzorgt de externe contacten met alle media.
* bezoekt beurzen en evenementen en vertegenwoordigt daarbij de Vereniging.
* onderhoudt contacten met overheden, Fehac en andere historische automobielclubs in het bijzonder de Citroënclubs.
3.16 De acquisiteur
– De acquisiteur wordt door het bestuur benoemd uit zijn midden of uit de leden van de Vereniging. Onder verantwoordelijkheid van het bestuur zijn de taken van de acquisiteur:
* legt contacten met mogelijke commerciële adverteerders in het verenigingsblad en onderhoudt deze contacten.
* zorgt samen met de redactie van het verenigingsblad dat deze advertenties naar tevredenheid van adverteerder en redactie geplaatst worden.

4. Financieel beheer

4.1 – In de jaarlijkse financiële verantwoording door iedere commissie, op te stellen door de betreffende commissieleden, en de jaarlijkse financiële verantwoording door de Vereniging, op te stellen door de penningmeester, dienen minimaal opgenomen te zijn:
* een overzicht van de staat van herkomst en besteding van middelen.
* gespecificeerde exploitatieoverzichten.
* eventuele afwijkingen t.o.v. de begroting.
* de algemene begroting, met een goede argumentatie, voor het volgende Verenigingsjaar.
4.2 – De commissies en de archivaris zijn verantwoordelijk voor:
* het voeren van een correcte administratie, naar eisen door de penningmeester aangegeven.
* budgetoverschrijdingen dienen vooraf door het bestuur goedgekeurd te worden.

5. Kascontrole

5.1 – De ALV benoemt jaarlijks uit haar midden een kascontrolecommissie. Bestuursleden mogen hierin geen zitting hebben.
5.2 – De taken van de kascontrolecommissie zijn:
* het controleren van de financiële bescheiden.
* het rapporteren van de bevindingen aan de ALV.
* het adviseren van de ALV m.b.t. het verlenen van decharge aan het bestuur.
– De kascontrole vindt plaats op initiatief van de penningmeester. Blijft hij daartoe in gebreke dan kan de kascontrolecommissie zelf het initiatief nemen.

6. Besluitvorming

6.1 – Over alle zaken in de ALV wordt schriftelijk gestemd middels ongetekende stembriefjes, tenzij de vergadering een mondelinge stemming wenst. Getekende of gemerkte stembriefjes zijn ongeldig.
6.2 – De schriftelijke volmacht dient voorafgaand aan de ALV, in verband waarmee hij is afgegeven, aan de secretaris ter hand te zijn gesteld. Alleen leden kunnen als gemachtigde optreden. Het aantal te aanvaarden volmachten per lid is beperkt tot twee. De volmacht vermeldt de datum van de ALV en de namen en de lidnummers van zowel de volmachtgever als de gemachtigde en de handtekening van de volmachtgever en zo nodig het onderwerp. De secretaris verstrekt op verzoek een modelvolmacht.
6.3 – Blanco en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
6.4 – Indien bij een verkiezing van personen niemand de meerderheid heeft verkregen dan vindt een tweede stemming plaats. Heeft dan weer niemand een meerderheid verkregen dan vinden herstemmingen plaats tot één persoon een gewone meerderheid van stemmen heeft verkregen.
6.5 – Een eenstemmig genomen besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in vergadering bijeen, heeft dezelfde kracht als een besluit genomen in een ALV.

7. De magazijnbon

7.1 – De ALV neemt ieder jaar een besluit over de instelling of continuering van de magazijnbon.
7.2 – De magazijnbon is vijf jaar geldig. De magazijnbon kan vóór dat hij verlopen is éénmalig nog drie jaar door de secretaris worden verlengd.
7.3 – Indien in de begroting van enig verenigingsjaar een magazijnbon met een waarde van EURO x is opgenomen ontvangen de buiten Nederland wonende leden de eerder bedoelde EURO x van de magazijnbon retour door deze waarde te verrekenen met de door laatstbedoelde leden te betalen contributie.

8. De commissie van goede diensten

8.1 – De ALV benoemt, en prolongeert jaarlijks, een commissie van goede diensten. De commissie kan het bestuur en de ALV op tal van terreinen adviseren. De commissie wordt in geval van schorsing van een lid altijd betrokken voor onderzoek.
8.2 – Ieder lid kan een beroep op deze commissie doen in geval van een meningsverschil met het bestuur. Mocht één der commissieleden bij bedoeld meningsverschil betrokken zijn (geweest), dan dient zij/hij niet betrokken te worden bij in artikel 8.1 bedoelde advisering en/of onderzoek.

9. Aansprakelijkheid

9.1 – De Vereniging verplicht zich een (wettelijke) aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor deelnemende leden en donateurs aan clubactiviteiten.
9.2 – Betreden van niet voor leden toegankelijke ruimtes in het magazijn is voor eigen risico. Bepalingen als deze dienen op een duidelijk zichtbare plaats gepubliceerd te worden.

10. Privacy

10.1 – Zij die zich aanmelden als lid of donateur van de Vereniging worden verzocht opgave te doen van hun (voor)naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens) alsmede telefoonnummer(s) en e-mailadres (uitgebreide NAW-gegevens). Tevens wordt hen gevraagd naar het type van hun Auto(‘s): model/type, bouwjaar, kleur en kenteken, hierna te noemen: “de Voertuiggegevens”. Eenmalig worden bovenstaande gegevens gepubliceerd in het verenigingsblad in de rubriek Nieuwe Leden/Donateurs. Daarnaast wordt van de nieuwe leden en donateurs bij bedoelde aanmelding hun geboortedatum gevraagd en hun bankrekeningnummer. Deze laatste twee gegevens worden niet gepubliceerd.

10.2 -De uitgebreide NAW-gegevens worden opgenomen in een door de secretaris en/of ledenadministrateur bijgehouden ledenadministratie om zodoende de leden en donateurs te kunnen benaderen voor het innen van de contributie respectievelijk donatie, het toesturen van het verenigingsblad en anderszins de leden en donateurs te kunnen bereiken. De uitgebreide NAW-gegevens kunnen eenmaal per 3 jaar worden gepubliceerd als ledenlijst/donateurlijst, die uitsluitend aan leden en donateurs zal worden verstrekt Op verzoek van een lid respectievelijk donateur zal vermelding van één of meer van zijn/haar uitgebreide NAW-gegevens in deze lijst achterwege blijven. Een regelmatig geactualiseerde versie van deze lijst wordt in het magazijn gebruikt om te verifiëren of een koper inderdaad lid van de Vereniging is.

10.3 -Indien er een website – al of niet met een slechts voor leden en donateurs via een toegangscode toegankelijk deel – is, worden op de website en hiervoor bedoeld deel door de webbeheerder geen gegevens van leden en donateurs vermeld, tenzij op uitdrukkelijk verzoek van betreffend(e) lid/donateur.

10.4 -De Vereniging kan kiezen of ze haar leden/donateurs of een deel van haar leden/donateurs bepaalde soorten berichten (uitnodigingen vergaderingen, uitnodigingen ritten, het verenigingsblad en dergelijke) per post en/of per e-mail verstuurt. Bij e-mail zal verzending zodanig geschieden dat de adressen van andere geadresseerden niet kenbaar zijn.

10.5 -Op schriftelijk verzoek van een lid/donateur geeft de secretaris c.q. ledenadministrateur binnen 1 maand na ontvangst van het schriftelijk verzoek, in bijzondere gevallen te verlengen met 2 maanden, een overzicht van de vermeldingen van bedoeld(e) lid/donateur in de bij de Vereniging aanwezige bestanden. Binnen 3 jaar na het einde van het lidmaatschap/donateurschap worden de vermeldingen van het betreffende lidmaatschap/donateurschap verwijderd uit de bij de Vereniging aanwezige bestanden.

10.6 – De voertuiggegevens worden opgenomen in een voertuigenbestand dat niet openbaar is. . Uitsluitend het Bestuur heeft inzage in het voertuigenbestand. Dit voertuigenbestand heeft tot doel een overzicht te geven van de typen van de Auto, die er in Nederland zijn (geweest) of afgeleide van de Auto. , Het voertuigenbestand kan door het Bestuur gebruikt worden als hulp bij de identificatie van (een type van) een Auto.. Ook kan dit voertuigenbestand gebruikt worden om contact te zoeken met de eigenaar van een Auto, indien er nationaal of internationaal blijkt van een specifiek technisch – of veiligheidsprobleem bij (het betreffende type van) de Auto.